Cập nhật dữ liệu tự động từ Excel vào Word

Để tính toán, tổng kết số liệu, với người làm có số lượng tính toán nhiều thì không có chương trình nào phù hợp hơn Excel. Nhưng nhiều lúc chúng ta lại muốn lấy dữ liệu từ file Excel để chuyển sang Word.

Cách thực hiện như sau:
-    A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.
-    B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel  (Chú ý: Nên ngầm định cho Word: vào

Menu Tools > Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open").
Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà không phải thực hiện công việc B nữa.

- Đầu tiên, chúng ta đã có sẵn một bảng Excel ta làm từ trước đã được nhập và tính toán
- Khi thực hiện bảng tính trên Word, ta sẽ cần các báo kết quả đã tính toán trên bảng số liệu Excel.
- Chúng ta sẽ thực hiện các thao tác sau để liên kết dữ liệu từ Excel sang Word để các lần sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh trong Word tự động cập nhật dữ liệu từ Excel sang

* Đầu tiên, chúng ta vào bảng tính Excel copy vùng số liệu cần báo cáo

* Vào Word, mở báo cáo, đặt trỏ chuột vào nơi cần có số liệu đó và thực hiện như sau:
Vào menu Edit --> Paste special, sẽ xuất hiện một bảng

•    Đánh dấu chọn ô Paste link > phía bên tay phải ta chọn Unformated Text rồi OK .
•    (Trường hợp mà bạn chuyển sang Word bị lỗi Font thì hãy xoá phần bạn vừa Paste và thực hiện như trên nhưng thay vì chọn Unformated Text  thì bạn chọn Microsoft Office Excel Worksheet Object )
Chú ý:

+ Khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số rồi copy
+ Nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi OK.

Trong những lần tiếp theo nếu bảng Excel thay đổi thì ta mở file Word ra và nhấn Ctrl + A -> F9, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.