Quy trình 10 bước (TenStep) để quản lý dự án

Quản lý dự án, Tư vấn quản lý dự án là vấn đề đáng được quan tâm. Lang thang trên mạng tôi tình cờ gặp được trang web TenStep (của Mỹ), họ có đề cập về Quy trình 10 bước để quản lý dự án (The TenStep Project Management Process). Thấy tư liệu hay tôi tổng hợp lại, phân tích khái quát và dịch “nôm na” một số đoạn dùng làm tài liệu tham khảo. Xin giới thiệu cùng mọi người với mong ước chuyển “của cải - kiến thức của người ta” về Việt Nam. Xin lưu ý là những vấn đề quan trọng họ bắt phải mua tài liệu, nhưng những gì họ cung cấp free cũng là nhiều cho chúng ta nghiên cứu. Vấn đề đưa ra theo cách của tôi chưa phải là hoàn thiện, bản thân những thuật ngữ chuyên ngành có thể dịch vẫn chưa chuẩn hoặc chưa dịch được, mong mọi người cùng trao đổi hoàn thiện thêm.

Giới thiệu tổng quan (Welcome!)

Quy trình quản lý dự án được đưa ra gồm 10 công đoạn chính (The TenStep Project Management Process):

1.0 Define the Work - Xác định công việc
2.0 Build the Schedule and Budget - Xây dựng kế hoạch tiến độ và kế hoạch vốn (ngân sách)
3.0 Manage the Schedule and Budget - Quản lý kế hoạch tiến độ và quản lý vốn
4.0 Manage Issues - Quản lý theo chủ đề
5.0 Manage Change - Quản lý phát sinh, thay đổi
6.0 Manage Communication - Quản lý sự kết nối, giao tiếp (hợp tác giữa các bên tham gia dự án)
7.0 Manage Risk - Quản lý rủi ro
8.0 Manage Human Resources - Quản lý nguồn nhân lực
9.0 Manage Quality - Quản lý chất lượng
10.0 Manage Metrics - Quản lý thước đo (Metrics !?)

Trong các công đoạn chính lại được chia thành các công đoạn hoặc mảng kiến thức, kỹ năng nhỏ.

1. Với công đoạn 1.0 - Xác định công việc, trước khi tiến hành công việc người quản lý dự án phải hiểu được:
1.0.1 What is a Project? - Dự án là gì?
1.0.1.1 Project Start and End Dates - Thời điểm bắt đầu và kết thúc của dự án
1.0.2 Project Management vs. Project Life Cycle - Quản lý dự án cũng là quản lý vòng đời dự án
1.0.3 Project Management vs. Product Management - Quản lý dự án cũng là quản lý sản phẩm
1.0.4 The Role of a Project Manager - Quy tắc của Giám đốc quản lý dự án
Sau khi tìm hiểu về những kiến thức trên, bắt đầu tiến hành tiếp cận nguồn thông tin Xác định công việc (xếp hạng dự án: Dự án cỡ lớn, dự án cỡ vừa, dự án cỡ nhỏ)
1.1 Define the Work / Process - Xác định công việc / Tiến trình
1.2 Define the Work / Techniques - Xác định công việc / Kỹ thuật
1.3 Define the Work / Quick Reference - Xác định công việc / Tham khảo nhanh

2. Với công đoạn 2.0 - Xây dựng kế hoạch tiến độ và kế hoạch vốn, công đoạn này được hình thành và có mối liên hệ với công đoạn 1.0:
2.1 Build the Schedule and Budget / Process - Xây dựng kế hoạch tiến độ và kế hoạch vốn / Tiến trình
2.2 Build the Schedule and Budget / Techniques - Xây dựng kế hoạch tiến độ và kế hoạch vốn / Kỹ thuật
2.3 Build the Schedule and Budget / Quick Reference - Xây dựng kế hoạch tiến độ và kế hoạch vốn / Tham khảo nhanh.
Công đoạn 1.0 và 2.0 ở giai đoạn thông tin còn chưa nhiều, sơ bộ. Vì vậy, chúng ta chỉ cố gắng làm tốt đến mức có thể, đừng kỳ vọng ở sự hoàn hảo.

3. Với công đoạn 3.0 - Quản lý kế hoạch tiến độ và quản lý vốn, bạn phải nắm được vấn đề Kicking Off and Closing the Project (Khởi động và kết thúc (đóng) Dự án)
3.1 Manage the Schedule and Budget / Process - Quản lý kế hoạch tiến độ và kế hoạch vốn / Tiến trình
3.2 Manage the Schedule and Budget / Techniques - Quản lý kế hoạch tiến độ và kế hoạch vốn / Kỹ thuật
3.3 Manage the Schedule and Budget / Quick Reference - Quản lý kế hoạch tiến độ và kế hoạch vốn / Tham khảo nhanh.

4. Với công đoạn 4.0 - Quản lý theo chủ đề (vấn đề), những vấn đề được xác định trước sẽ ngăn cản tiến độ của dự án mà Giám đốc quản lý dự án cùng với đội ngũ cán bộ của mình không thể giải quyết nếu không có sự giúp giúp đỡ của các tổ chức, cá nhân bên ngoài. Quản lý theo chủ đề là một trong những phần nền tảng của TenStep mà người giám đốc quản lý dự án cần phải rất quan tâm và phải làm chủ. Rất nhiều dự án phải giải quyết các vấn đề (xảy ra). Chúng không thể bị lờ đi và đùn lại cho giai đoạn sau. Những vấn đề (được đặt ra hoặc xảy ra) phải được giải quyết nhanh và có hiệu quả.
4.1 Manage Issues / Process - Quản lý theo chủ đề / Tiến trình
4.2 Manage Issues / Techniques - Quản lý theo chủ đề / Kỹ thuật
4.3 Manage Issues / Quick Reference - Quản lý theo chủ đề / Tham khảo nhanh

5. Với công đoạn 5.0 - Quản lý phát sinh, thay đổi một từ luôn được nhấn mạnh và nhắc đi nhắc lại, luôn xuất hiện ở mọi dự án: CHANGE - phát sinh, thay đổi. Đề án có thể là hoàn hảo, nhưng không thể dự kiến cho tất cả những phát sinh có thể xảy ra. Dự án càng dài, sự phát sinh và thay đổi càng lớn (nếu hiểu được điều này thì ta thấy rằng sự xác định ban đầu (công đoạn 1.0) và lên kế hoạch (công đoạn 2.0) không cần thiết phải đòi hỏi đến mức hoàn hảo (lập dự án, thiết kế cơ sở).
5.1 Manage Change / Process
5.2 Manage Change / Techniques
5.3 Manage Change / Quick Reference

6. Với công đoạn 6.0 - Quản lý sự kết nối, giao tiếp. Sự kết hợp đúng mức (phù hợp) trong một dự án là một nhân tố quan trọng dẫn tới sự thành công quản lý sự kỳ vọng của chủ/nhà đầu tư. Nếu sự hợp tác là lỏng lẻo, khả năng lớn sẽ xảy ra là người làm QLDA sẽ đối mặt với những vấn đề không phải xuất hiện từ thực tế thực hiện dự án, mà bởi vì Chủ đầu tư và người quản lý dự án không hiểu nhau.
6.1 Manage Communication / Process
6.2 Manage Communication / Techniques
6.3 Manage Communication / Quick Reference

7. Công đoạn 7.0 - Quản lý rủi ro. Rủi ro là những vấn đề, điều kiện hoặc hoản cảnh không thuận lợi, không mong đợi có thể xảy ra và tác động xấu tới dự án nhiều khi bên ngoài sự kiểm soát của đội quản lý dự án. Một giám đốc dự án không năng động (kém cỏi) sẽ cố giải quyết những vấn đề khi chúng xuất hiện. Một giám đốc dự án năng động sẽ biết lường trước và giải quyết các vấn đề rủi ro trước khi chúng xuất hiện. Đây là nghệ thuật quản lý rủi ro.
7.1 Manage Risk / Process
7.2 Manage Risk / Techniques
7.3 Manage Risk / Quick Reference

8. Công đoạn 8.0 - Quản lý nguồn nhân lực. Giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm 100% cho những công đoạn quản lý một dự án. Giám đốc dự án cũng có trách nhiệm quản lý nhân sự, mặc dù những trách nhiệm này cũng được đảm trách bởi những giám đốc của các tổ đội chức năng. Một số người cho nói rằng việc quản lý nhân lực của một dự án là vấn đề thách thức nhất và quan trọng nhất trong mọi trách nhiệm quản lý dự án.
8.1 Manage Human Resources / Processes
8.2 Manage Human Resources / Techniques
8.3 Manage Human Resources / Quick Reference

9. Công đoạn 9.0 Quản lý chất lượng. Chất lượng sau cùng của dự án được Chủ đầu tư (khách hàng) và đại diện cho dự án xác nhận. Chất lượng ở đây không chỉ là loại vật liệu, máy móc thiết bị… đưa vào dự án, công trình. Chất lượng còn thể hiện ở việc quản lý dự án hiểu được những yêu cầu của khách hàng (chủ đầu tư) và những kỳ vọng và sau đó đạt dược những mong đợi, kỳ vọng đó. Chất lượng là việc khởi động và kết thúc dự án phù hợp (hoặc vượt) yêu cầu và tiến độ đề ra.
9.1 Manage Quality / Process
9.2 Manage Quality / Techniques
9.3 Manage Quality / Quick Reference

10. Về công đoạn 10.0 Quản lý thước đo. Việc thu thập những thước đo (tiêu chuẩn) trong một dự án là quá trình quản lý dự án phức tạp nhất và có thể là khó nhất. Vì những thước đo có thể rất khó để xác định và thu thập, thường bị lờ đi (cho qua). Mọi dự án cần phải là sự thu thập các thông tin cơ bản về những thước đo cần lưu tâm về chi phí, kết quả đạt được và thời gian thực hiện. Công đoạn 10.0 tập trung vào thu thập những thước đo để xác định khả năng tháo gỡ an toàn các vấn đề, thỏa mãn những kỳ vọng của Chủ đầu tư và các công đoạn được phân chia trong nội tại dự án làm việc tốt ra sao. Phụ thuộc vào các kết quả, hành động phù hợp hay những hoạt động cải tiến công đoạn để có thể đảm nhận để thực hiện các công đoạn năng suất và hiệu quả hơn. Công đoạn này còn có ý nghĩa cung cấp thông tin tham khảo cho các dự án sau này.
10.1 Manage Metrics / Process
10.2 Manage Metrics / Techniques
10.3 Manage Metrics / Quick Reference

Sự nghiên cứu của tôi mới là bắt đầu. Trình độ còn có hạn. Tài liệu dịch, tổng hợp, khái quát có thể còn chưa chuẩn, mong nhận được sự góp ý mang tinh thần Xây dựng của mọi người. Sẵn sàng hợp tác với mọi người để cùng nghiên cứu thêm về The TenStep Project Management Process.
Theo tôi việc nắm vững các kiến thức chuyên môn về quản lý dự án, quản lý tiến độ thực hiện dự án, quản lý sản xuất, tiến độ thi công là rất quan trọng. Sau khi nắm vững những điều đó bạn sẽ cần có các kỹ năng, một số các kỹ năng đó là: 1. sử dụng thành thạo các công cụ như Excel để tính toán các thông số cho tiến độ, MS Project để thể hiện tiến độ, cũng có thể bạn nên biết AutoCad để thể hiện tổng mặt bằng có bản tiến độ, tổng tiến độ để minh họa … 2. Quản lý giấy tờ tài liệu; 3. Viết thư, giao tiếp, làm việc theo nhóm…

Mong cho mọi người trên đất nước Việt Nam có công việc và công cụ tốt, luôn làm chủ công việc, dành nhiều thời gian cho gia đình, hạnh phúc, giàu sang và phú quý.